Audit Sistem Manajemen Kualitas Mutu pada PT XXX

Jakarta, 05 Mei 2015

No                          : 027/KAP/V/2015

Lampiran             : 3 Eksemplar

Perihal                  : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT XXX

Di Jakarta

Kami telah melakukan audit atas Pengelolaan Sistem Kualitas Mutu pada PT XXX untuk periode 2014/2015. Audit kami tidak dimaksud untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang pengelolaan Sistem Iso 9001:2008 yang dimiliki perusahaan. Audit tersebut dimaksud untuk menilai kefektifitas, efisisensi dan ekonomisasi. Pengelolalaan Sistem Iso 9001:2008 yang dilakukan dan diterapkan serta memberikan saran perbaikan atas kelemahan serta memberikan masuskan untuk membuat perusahaan menjadi lebih baik, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat peroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya

Hasil audit yang telah kami lakukan, kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

BAB I                     : Informasi latar belakang

BAB II                    : kesimpulan auidt yang mendukung dengan temuan audit

BAB III                   : Rekomendasi

BAB IV                  :   ruang lingkup audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik

Justina Elvida H dan Ibnu Fajri H

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT XXX (selajutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jakarta, didirikan pada bulan Agustus 1997 oleh:

1. xxx

Tujuan didirikannya Perusahaan adalah untuk memproduksi surat atau dokumen perijinan. Secara keseluruhan proses produksi surat atau dokumen perijinan dapat dikelompokkan menjadi empat yaitu:

1. penerimaan dokumen yang perlu dikerjakan dari klien
2. Proses pengerjanya
3. Proses kualiti control jika produk telah selesai dikerjakan
4. Proses pengiriman kepada klien

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur                                                          : xxx

Wakil Presiden Direktur                              : xxx

Manager Quality Assurance                      : xxx

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.Menilai efisiensi dan efektivitas penerapan Manajemen Kualitas ISO 9001 pada PT. XXX

2.Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan penerapan Manajemen Kualitas ISO 9001 yang ditemukan.

Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1. Tinjauan ulang pada setiap kinerja kegiatan karyawan kurang.
2. Produk yang sudah jadi siap kirim kurang rapi dalam pembungkusnya.

Kriteria:

1. Seharusnya dalam perusahaan harus ada tinjauan ulang mengenai kinerja serta kegiatan karyawan
2. Produk yang sudah jadi seharunya di bungkus dalam map coklat setelah itu dibungkus kembali dengan plastic agar aman dan tidak terkena hujan.

Penyebab:

1. Belum adanya pelatihan ISO 9001 pada karyawan khususnya Admin.
2. Kurang tersedianya plastic untuk membungkus produk yang sudah jadi agar tidak kebasahan dalam perjalanan mengantar.
3. Sedikit mengalami kesalahan karna setiap produk yang sudah jadi sebelum dikirim selalu ada quality control.

Akibat:

• Terjadi pengerjaan ulang dan penambahan beban oprasi perusahaan
• Produk yang siap dan sedang menuju tempat klien basah atau punrusak selama perjalanan

Pejabat yang bertanggung jawab:

• Direksi
• Kepala bagian manajemen

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No.	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat
1.	Tinjauan ulang pada setiap kinerja kegiatan karyawan kurang. Produk yang sudah jadi siap kirim kurang rapi dalam membungkusnya.	Terjadi pengerjaan ulang dan penambahan beban oprasi	Belum adanya pelatihan ISO 9001 pada karyawan khususnya Admin. Kurang tersedianya plastic untuk membungkus produk yang sudah jadi agar tidak kebasahan dalam perjalanan mengantar. .	Terjadi pengerjaan ulang dan penambahan beban opras. Dan membuat klien kita tidak mempercayainya

Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan ada kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini yaitu:

1. Kelemahan yang terjadi karena belum adanya pelatihan ISO 9001 terhadap karyawan khususnya Admin dalam menajalankan ISO 9001 yang dimiliki perusahaan.
2. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1. Perusahaan harus mengadakan pelatihan kepada karyawan khususnya karyawan yang mengerjakan pekerjaan langsung, mengenai ISO 9001, sehingga semua karyawan mampu memahami pentingnya prosedur atau SOP dalam melaksanakan tugasnya dengan baik.
2. Seharusnya perusahaan lebih rapi dalam melakukan packaging produk karena dengan begitu loyalitas pelanggan dengan perusahaan akan menambah.
3. Tinjauan ulang pada setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan penting karena dengan ada tinjauan ulang perusahaan bisa lebih mengontrol karyawan.
4. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 pada perusahaan di masa yang akan datang.

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami tulis, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 pada PT. XXX untuk periode 2015. Audit kami mancakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen kualitas, manajemen produksi dan aktivitas penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 itu sendiri.